Whistleblower-Politik
Ziel dieser Whistleblower-Politik ist es, die Funktionsweise des Whistleblower-Systems zu erläutern und so mögliche Bedenken bei der Meldung von Verstößen zu vermeiden.
Das Whistleblower-System soll sicherstellen, dass Mitarbeiter, einschließlich ehemaliger und zukünftiger Mitarbeiter, sowie andere mit der HMF Group A/S arbeitende Personen in gutem Glauben und ohne Angst vor Vergeltung anonyme oder nicht anonyme Meldungen über tatsächliche oder potenzielle Verstöße abgeben können, die entweder stattgefunden haben oder wahrscheinlich in der HMF Group A/S auftreten oder bei denen ein begründeter Verdacht besteht. Das Whistleblower-System wurde gemäß dem Gesetz zum Schutz von Whistleblowern eingerichtet.
Wer kann eine Meldung abgeben?
Meldungen über Angelegenheiten bei der HMF Group A/S können von Mitarbeitern, einschließlich ehemaliger und zukünftiger Mitarbeiter, sowie von Personen, die im Rahmen ihrer Arbeit mit der HMF Group A/S in Kontakt stehen, wie Management, Vorstand, Praktikanten, Selbstständigen, Aktionären und Freiwilligen, eingereicht werden.
Welche Angelegenheiten können gemeldet werden?
Meldungen können Angelegenheiten betreffen, die i) Verstöße gegen EU-Recht umfassen, die unter die Richtlinie des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz von Hinweisgebern fallen, und/oder ii) andere schwere Rechtsverstöße oder schwerwiegende Sachverhalte, sofern sie nicht ausdrücklich vom Gesetz zum Schutz von Whistleblowern ausgenommen sind, gemäß § 1 des Gesetzes.
Unter Verstößen gemäß dem Gesetz zum Schutz von Whistleblowern versteht man Handlungen oder Unterlassungen, die:
a) rechtswidrig sind oder eine schwere Rechtsverletzung oder sonst schwerwiegende Angelegenheiten darstellen, oder
b) es ermöglichen, den Zweck der unter das Gesetz fallenden Regeln zu umgehen.
Zu den illegalen und schwerwiegenden Angelegenheiten, die über das Whistleblower-System gemeldet werden können, gehören Informationen über:
a) strafbare Verstöße
b) Missbrauch finanzieller Mittel, Diebstahl, Betrug, Unterschlagung, Täuschung und Bestechung
c) sexuelle Belästigung und andere schwere Belästigungen.
Die obigen Punkte sind lediglich Beispiele. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Beobachtung gemeldet werden sollte, wird empfohlen, dies dennoch zu tun. Alle Meldungen werden bearbeitet.
Weniger schwerwiegende Angelegenheiten, wie etwa Zusammenarbeitsschwierigkeiten, Mobbing oder andere kleinere Vergehen, sollten nicht über das Whistleblower-System gemeldet werden, sondern über die üblichen Kommunikationswege. Sollten solche Angelegenheiten über das Whistleblower-System gemeldet werden, wird die Meldung gelöscht und Sie werden darüber informiert.
Meldung
Die Meldung an das Whistleblower-System erfolgt elektronisch durch Ausfüllen und Einreichen eines Online-Formulars. Die elektronische Meldung erfolgt über das Whistleblower-System, das auf der Website der HMF Group A/S verfügbar ist.
Meldungen auf anderem Wege, wie etwa per E-Mail an die verantwortliche Person des Whistleblower-Systems, sind nicht möglich, da es sich dabei um vertrauliche personenbezogene Daten handelt, die nicht unverschlüsselt über das offene Internet gesendet werden dürfen.
Meldungen können nur auf Dänisch erfolgen.
Sollten Sie feststellen, dass unvollständige oder falsche Angaben gemeldet wurden, erstellen Sie einfach eine neue Meldung mit Verweis auf die vorherige und der Beschreibung der zu korrigierenden Informationen.
Wenn Sie beim Erstellen einer Meldung die Option „Sicheres Postfach“ gewählt haben, können Sie die Korrektur durchführen, indem Sie sich mit der Fallnummer und Ihrem selbst gewählten Passwort im System anmelden.
Es sei darauf hingewiesen, dass Meldungen auch an ein externes Whistleblower-System erfolgen können.
Die Datenschutzbehörde richtet ein unabhängiges, externes Hinweisgebersystem ein, um Informationen zu Meldungen bei Verstößen gegen EU-Recht entgegenzunehmen und zu bearbeiten, die unter den Anwendungsbereich der Richtlinie des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz von Personen fallen, die Verstöße gegen EU-Recht melden (und nicht Meldungen über andere schwerwiegende Verstöße oder Angelegenheiten, vgl. oben).
Es wird jedoch empfohlen, Meldungen an dieses System abzugeben, wenn der Verstoß intern effektiv behoben werden kann und der Melder der Ansicht ist, dass keine Gefahr von Repressalien besteht. Es sollte jedoch betont werden, dass die Wahlfreiheit besteht, ob die Meldung im Rahmen dieses oder des externen Systems erfolgt (vorausgesetzt, die Meldung betrifft Verstöße gegen EU-Recht).
Schutz vor Repressalien
Meldende Personen sind vor jeglicher Form von Repressalien geschützt, wenn sie zum Zeitpunkt der Meldung oder Veröffentlichung begründeten Anlass hatten, anzunehmen, dass die gemeldeten oder veröffentlichten Informationen korrekt waren und unter den Anwendungsbereich des Gesetzes zum Schutz von Whistleblowern fallen.
Ebenso wichtig ist, dass das System nicht für Beschuldigungen genutzt wird, die sich gegen unschuldige Personen richten. Deshalb müssen alle Meldungen in gutem Glauben eingereicht werden. Wenn eine Meldung in böser Absicht abgegeben wird und sich als Ausdruck persönlicher, negativer Gefühle oder Rache erweist, kann eine unbegründete Meldung arbeitsrechtliche Konsequenzen für den Melder haben, wenn dieser bei der HMF Group A/S angestellt und identifizierbar ist. In einem solchen Fall hat der Melder keinen Anspruch auf Schutz gemäß dem Gesetz zum Schutz von Whistleblowern.
Jeder, der versucht, Druck auf einen Hinweisgeber auszuüben, der in gutem Glauben berichtet hat, wird, soweit möglich, arbeitsrechtlich sanktioniert.
Wer bearbeitet die Meldungen?
Meldungen werden von Mitarbeitern der Rechtsabteilung der Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, Deloitte Legal, entgegengenommen, die eine Unbefangenheitsprüfung durchführen, um festzustellen, wer die Meldung bei HMF Group A/S bearbeiten kann.
Die Meldung wird zunächst von Henrik Skjærbæk Jensen bei der HMF Group A/S bearbeitet; betrifft die Meldung Henrik Skjærbæk Jensen selbst, übernimmt Mikkel Winther Andersen.
Wie werden Meldungen verarbeitet?
Der Melder erhält innerhalb von 7 Tagen nach Eingang der Meldung eine Empfangsbestätigung, es sei denn, die Meldung wurde anonym gemacht und es wurde kein sicheres Postfach eingerichtet.
Danach wird eine erste Untersuchung des Sachverhalts durchgeführt, auf den sich die Meldung bezieht.
Ergibt die erste Untersuchung, dass die Meldung nicht in den Anwendungsbereich des Hinweisgebersystems fällt oder offensichtlich unbegründet ist, wird sie abgelehnt und aus dem System gelöscht. Falls die meldende Person ihre Identität angegeben oder ein sicheres Postfach eingerichtet hat, wird sie darüber informiert.
Stellt die erste Untersuchung fest, dass die Meldung nicht außerhalb des Anwendungsbereichs liegt und nicht als offensichtlich unbegründet gilt, wird sie von der HMF Group A/S weiter untersucht, gegebenenfalls in Abstimmung mit Deloitte Legal.
Der Melder erhält schnellstmöglich, spätestens jedoch innerhalb von 3 Monaten nach Bestätigung des Eingangs, ein Feedback, es sei denn, die Meldung wurde anonym gemacht und es wurde kein sicheres Postfach eingerichtet.
Während der Untersuchungsphase kann bei Bedarf Unterstützung durch andere externe Berater hinzugezogen werden.
Der Fall könnte zur weiteren Untersuchung an die Polizei weitergeleitet werden.
Wenn der Melder im Zusammenhang mit der Meldung seine Identität offengelegt hat und gegen die gemeldete Person ein Gerichtsverfahren eingeleitet wird, kann der Melder als Zeuge geladen werden.
Nachträgliche Klärung und Beschaffung zusätzlicher Unterlagen
Hat der Melder sich entschieden, seine Identität preiszugeben oder ein sicheres Postfach einzurichten, wird der Fallmanager Kontakt aufnehmen.
Wenn der Melder anonym bleiben möchte und eine Meldung eingereicht wird, hat er die Möglichkeit, ein sicheres Postfach zu erstellen. Danach kann er sich anonym im System anmelden und prüfen, ob der Fallmanager weitere Fragen gestellt oder zusätzliche Unterlagen angefordert hat. Ein nachfolgender Dialog ist vollständig anonym und hängt ausschließlich davon ab, ob der Melder bereit ist, sich im System einzuloggen und die Fragen des Fallmanagers zu beantworten. In einem solchen Fall können weder Deloitte Legal noch HMF Group A/S die Identität des anonymen Melders erfahren.
Wie werden personenbezogene Daten in einer Meldung verarbeitet?
Die an das Whistleblower-System übermittelten personenbezogenen Daten werden auf einem Server des Unterauftragnehmers von Deloitte Legal, EQS Group A/S (Got Ethics), CVR-Nr. 33 05 74 31, Bag Elefanterne 3, 1799 Kopenhagen V, gespeichert, der die technische Lösung bereitstellt.
Die Erfassung, Verarbeitung und eventuelle Weitergabe von personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit dem Whistleblower-System bereitgestellt werden, unterliegt den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen sowie § 22 des Gesetzes zum Schutz von Whistleblowern.
Die Meldung beinhaltet in der Regel die Verarbeitung personenbezogener Daten des Melders (sofern die Meldung nicht anonym eingereicht wird), der gemeldeten Person und in einigen Fällen von weiteren in der Meldung genannten Personen.
Bitte beachten Sie auch die Datenschutzrichtlinie für das Whistleblower-System.
Protokollierung
Die Registrierung der Meldungen erfolgt anonym im System. Das Einzige, was registriert wird, ist die Meldung selbst. Die IP-Adresse oder Maschinen-ID des Computers, von dem die Meldung erfolgt, wird nicht protokolliert.
IT-Sicherheit
Das Meldesystem wird von der EQS Group A/S gehostet, die als unabhängiger Partner die Sicherheit und Anonymität im System gewährleistet.
Die EQS Group A/S hat die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen, um zu verhindern, dass personenbezogene Daten versehentlich oder unrechtmäßig zerstört, verloren oder beeinträchtigt werden, in die Hände von Unbefugten gelangen oder missbraucht werden. Der Umgang mit personenbezogenen Daten unterliegt strengen Kontrollen und Verfahren und entspricht den bewährten Praktiken in diesem Bereich.
Alle Datenübertragungen und Datenspeicherungen erfolgen verschlüsselt. Es werden keine unverschlüsselten Informationen über das offene Internet gesendet.
Anonymität
Wie bereits erwähnt, werden im System weder IP-Adressen noch Maschinen-ID protokolliert, und es werden auch keine Cookies verwendet.
Wenn eine Meldung von einem Computer im Netzwerk der HMF Group A/S erfolgt, besteht die Gefahr, dass die besuchten Websites im Browserverlauf und/oder im Protokoll der HMF Group A/S verzeichnet werden. Diese Gefahr kann vermieden werden, indem die Meldung von einem Computer erstellt wird, der sich nicht im Netzwerk der HMF Group A/S befindet.
Wenn Sie Dokumente hochladen, beachten Sie, dass diese Metadaten enthalten können, die Ihre Identität gefährden könnten. Deshalb sollten Sie sicherstellen, dass alle kompromittierenden Metadaten aus einem Dokument entfernt werden, bevor Sie es hochladen, wenn Sie anonym bleiben möchten.
Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie anonym oder mit persönlichen Daten melden. Wählt ein Melder, nicht anonym zu bleiben, ist seine Identität den Personen bekannt, die mit dem Fall betraut sind.
Bitte beachten Sie, dass die HMF Group A/S auch dann Informationen, die Sie im Zusammenhang mit der Meldung bereitstellen und aus denen Sie direkt oder indirekt identifiziert werden können, im Rahmen der Bearbeitung der Meldung verarbeitet. Dies gilt auch, wenn Sie sich entschieden haben, anonym zu bleiben.
Informationen zur Registrierung der gemeldeten Person
Die HMF Group A/S wird die gemeldete Person gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen über den gemeldeten Sachverhalt informieren. In jedem Einzelfall wird genau beurteilt, ob und wann eine solche Benachrichtigung erfolgen kann, um sicherzustellen, dass sie die Ermittlungen und die Beweissammlung nicht beeinträchtigt. Die gemeldete Person erhält unter anderem Informationen über:
- die Identität der Person/Gruppe, die für die Untersuchung der Meldung verantwortlich ist.
- eine Beschreibung der Anschuldigungen
- wer die Meldung eingesehen hat
Grundsätzlich werden keine Angaben darüber gemacht, wer die Meldung erstattet hat, selbst wenn der Melder sich entschieden hat, seine Identität preiszugeben. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass nicht-anonyme Hinweisgeber als Zeugen vorgeladen werden können, wenn ein Gerichtsverfahren eingeleitet wird (vgl. oben).
Es wird außerdem auf die Datenschutzrichtlinie für das Whistleblower-System verwiesen, die die Informationspflicht gemäß der Datenschutz-Grundverordnung für gemeldete Personen und Hinweisgeber regelt.
Fragen
Alle Fragen zum Whistleblower-System können an die Personalabteilung per E-Mail an hr@hmfcranes.com gerichtet werden.